Bienvenido a este artículo donde te enseñaremos cómo hacer una gráfica de avance en Excel paso a paso. Sabemos que construir una gráfica efectiva es una habilidad vital para cualquier Ingeniero en Sistemas, especialmente si trabajas en áreas de análisis de datos. En este tutorial te mostraremos cómo comprender y organizar la estructura de datos necesaria, además de cómo construir una gráfica básica de avance en Excel y cómo agregar interactividad a la misma. Acompáñanos en este proceso y aprende cómo puedes mejorar la presentación de tus datos de una manera profesional. ¡Comencemos!
Comprender la estructura de datos necesaria para la gráfica de avance
Gráfica de avance
: estructura de dos tablas, una para objetivos y otra para valores reales.
Tabla de objetivos
: incluir hitos a alcanzar relacionados con tiempo, presupuesto, calidad, etc.
Tabla de valores reales
: valores logrados en relación a objetivos en un momento dado.
Identificación de las variables clave para la construcción de la gráfica
Variables clave
: relacionadas con los objetivos establecidos en la tabla.
Dos series de datos
: una para los objetivos y otra para los valores reales.
Tercera serie de datos
: porcentaje de avance.
Organización y presentación de los datos en la hoja de cálculo de Excel
Ventaja
: organizar y presentar los datos de manera sencilla y eficiente.
Funciones adecuadas
: Insertar > Gráficos y Cambiar tipo de gráfico.
Personalización
: seleccionar cada elemento con cuidado y personalizar colores y rellenos para que la información quede clara y fácil de comprender.
Crear una gráfica de avance básica en Excel
Antes de presentar los reportes en una reunión, es importante crear una
gráfica de avance en Excel
para evitar situaciones incómodas. A continuación, se detallará paso a paso cómo crear una gráfica de avance de objetivos en Excel utilizando gráficos de círculos y donas.
Paso a paso para la creación de la gráfica de avance
1. Crear una pequeña
tabla con los objetivos
a alcanzar en ventas, tiempo, presupuesto, etc. y otra tabla para usar los gráficos de círculos y donas.
2. Seleccionar toda la tabla e ir a la ficha Insertar > Gráficos > Dona para obtener el gráfico.
3. Si la gráfica no sale igual, se puede
cambiar las filas y columnas
seleccionando el gráfico y activando la opción en la ficha Diseño de la cinta de opciones.
4. Presionar click derecho sobre el gráfico para ir a la opción “Cambiar tipo de gráfico” y dejarlo como a continuación se muestra.
Formato de la gráfica para mejorar su visualización
Para crear un
gráfico circular
de progreso en Excel, es necesario calcular el porcentaje que falta para llegar al 100% de las fases del proyecto. Añadimos una fórmula sencilla en la columna contigua para calcular el porcentaje pendiente de completar.
Luego, vamos a la pestaña Insertar y seleccionamos el
gráfico de Anillos
del grupo de herramientas de gráficos. Movemos el área del gráfico a la zona deseada y la modificamos para que tenga forma cuadrada.
Al seleccionar el área del gráfico, abrimos la opción
Seleccionar Datos
en la pestaña Herramientas de gráfico. Agregamos una nueva serie en la parte izquierda para modificar las porciones del círculo de progreso. El número de unos que introduzcamos separados por comas determinará las porciones que tendrá el gráfico y el porcentaje que representará cada una.
Para personalizar el
gráfico de progreso circular
, seleccionamos el gráfico y elegimos la opción Dar formato a la serie de datos con el botón derecho del ratón. En Opciones de la serie podemos modificar el tamaño del agujero y la sección de los anillos, así como el relleno y la línea. Eliminamos la leyenda y el título del gráfico en la parte superior.
Para concluir, ya sabes cómo crear una gráfica de avance básica en Excel mediante los pasos descritos anteriormente. Asegúrate de dar formato a la gráfica para mejorar su visualización y destacar la información importante. ¡Manos a la obra, inténtalo tú mismo!
Agregar interactividad a la gráfica de avance en Excel
Una gráfica de avance en Excel puede ser aún más efectiva si añades interactividad para que los usuarios puedan explorar y analizar los datos. Existen varias herramientas y funciones que puedes utilizar para agregar interactividad a tus gráficas de avance, incluyendo:
Utilizar controles de formulario
Puedes insertar
controles de formulario
en tu hoja de Excel y vincularlos a tu gráfica de avance para que los usuarios puedan cambiar los datos que se muestran y personalizar la visualización. Por ejemplo, puedes usar una
casilla de verificación
para mostrar u ocultar ciertas series de datos, o un
cuadro desplegable
para filtrar los datos por fecha o producto.
Añadir botones con macros
Los macros son una herramienta poderosa en Excel que te permiten automatizar tareas y crear funciones personalizadas. Puedes usar un
botón de comando
para ejecutar una macro que actualice los datos de la gráfica de avance o muestre una vista diferente. Por ejemplo, puedes crear una macro que calcule automáticamente el progreso del proyecto y actualice la gráfica cada vez que se hace clic en un botón.
Crear una tabla dinámica
Una tabla dinámica es una herramienta de Excel que te permite analizar y resumir grandes cantidades de datos de una manera interactiva. Puedes vincular tu gráfica de avance a una
tabla dinámica
para que los usuarios puedan explorar diferentes vistas de los datos y profundizar en el análisis. Por ejemplo, puedes incluir una tabla dinámica que muestre la evolución del progreso del proyecto por departamento o región geográfica.
Combinar con otras herramientas de análisis de datos
Excel es una herramienta muy versátil que se puede integrar con otras herramientas de análisis de datos para obtener aún más interactividad. Por ejemplo, puedes utilizar
Power BI
para crear un dashboard de datos que muestre la gráfica de avance junto con otros indicadores de rendimiento clave y herramientas visuales.
Personalizar la visualización de la gráfica de avance para ajustarla a los objetivos
Cuando creas una gráfica de avance en Excel, es importante que la visualización se adapte a los objetivos y necesidades de los usuarios. Algunas técnicas y trucos para personalizar la visualización de la gráfica de avance pueden incluir:
-
Utilizar
colores vibrantes y contrastantes
para resaltar los datos críticos y llamar la atención. -
Agregar
etiquetas y anotaciones
para proporcionar contexto y detalles adicionales sobre los datos. -
Usar
escala de colores
para resaltar los valores altos y bajos de los datos y comparar los resultados con otros períodos o áreas de la empresa. -
Incluir una
línea de meta o un objetivo
para guiar a los usuarios sobre lo que están tratando de lograr, y mostrar el progreso en relación con ese objetivo.
Incrustrar la gráfica de avance en otras herramientas de análisis de datos
Una manera efectiva de aprovechar al máximo tu gráfica de avance en Excel es incrustarla en otras herramientas de análisis de datos. Por ejemplo, puedes agregar la gráfica de avance a un dashboard de
Tableau
o a un informe de Power BI para obtener una visualización aún más completa y personalizada. Asegúrate de que la gráfica se ajuste al tamaño y formato del diseño de tu herramienta de análisis de datos para que se integre sin problemas.
Preguntas frecuentes sobre como hacer una grafica de avance en excel
¿Cómo crear gráficos con actualización automática en Excel?
Para crear gráficos con actualización automática en Excel, primero es necesario tener los datos organizados en una tabla. A continuación, se debe seleccionar los datos que se quiere incluir en el gráfico y hacer clic en la opción “Insertar gráfico” en la pestaña “Insertar”.
Una vez creado el gráfico, se puede configurar la actualización automática mediante la opción “Actualizar datos” en la pestaña “Diseño”. En esta opción se puede establecer la frecuencia de actualización y el rango de datos a actualizar.
También es posible configurar la actualización automática utilizando fórmulas en el rango de datos del gráfico. Por ejemplo, si se quiere que el gráfico muestre los datos de la columna “ventas” de la tabla, se puede utilizar la fórmula “=tabla[ventas]” en el rango de datos del gráfico. De esta forma, cuando se agreguen nuevos datos a la columna “ventas” de la tabla, el gráfico se actualizará automáticamente.
En resumen, para crear gráficos con actualización automática en Excel es necesario tener los datos organizados en una tabla y configurar la actualización automática mediante la opción “Actualizar datos” o utilizando fórmulas en el rango de datos del gráfico. Con esta funcionalidad, se puede ahorrar tiempo y tener siempre la información actualizada en el gráfico.
¿Cómo se crea un gráfico rápido en Excel?
Para la creación de un gráfico rápido en Excel, primero debemos seleccionar los datos que queremos incluir. Una vez seleccionados, iremos a la pestaña “Insertar” y allí encontraremos una variedad de gráficos prediseñados, para seleccionar el más adecuado para nuestro propósito.
En el menú desplegable, al hacer clic en cada tipo de gráfico, podemos ver una vista previa de cómo se verá nuestra selección de datos en el gráfico. Una vez seleccionado el gráfico adecuado, hacemos clic en él y Excel lo insertará en nuestro libro.
Una vez creado el gráfico, podemos ajustar la presentación a nuestros requerimientos. Por ejemplo, los datos del eje X y Y se pueden cambiar a nuestro gusto, los estilos de gráfico se pueden seleccionar en el menú de “Diseño de gráfico rápido” y los elementos gráficos como leyendas o títulos se pueden modificar con solo unos clics.
En conclusión, la creación de un gráfico rápido en Excel es una tarea sencilla, que se puede llevar a cabo en solo unos pocos clics. Excel le ofrece una variedad de opciones para personalizar gráficos y hacer que su presentación de datos sea lo más atractiva y útil posible. Con esta herramienta, llevar a cabo análisis y tomar decisiones basadas en datos será más fácil y efectivo.
En resumen, en este artículo hemos aprendido los conceptos clave para crear una gráfica de avance en Excel y hemos visto cómo organizar y presentar los datos necesarios para su construcción. Además, hemos explorado cómo crear una gráfica básica y añadir interactividad para personalizar su visualización. Si quieres seguir aprendiendo más sobre Excel y su potencial en el análisis de datos, te invito a que visites mi blog Excel Office Expert, donde encontrarás más artículos y herramientas útiles. ¡No te lo pierdas!
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