¿Te suena familiar la siguiente situación? Estás trabajando en un archivo de Excel y necesitas que otras personas también lo revisen, hagan comentarios e incluso realicen cambios en él. Aunque enviar el archivo por correo electrónico y esperar que lo devuelvan lo antes posible es una opción, ¿no te parece más fácil y eficiente compartirlo directamente con varias personas?
En este artículo, te mostraremos una guía completa para compartir archivos de Excel con varios usuarios. Desde la importancia de la colaboración en tiempo real hasta los pasos para compartir un archivo, types de archivo para compartir y opciones de seguridad. Incluso te enseñaremos sobre la co-autoría en Excel, la colaboración simultánea en tiempo real, y alternativas adicionales para compartir archivos.
Todo esto te ayudará a trabajar en equipo con otros usuarios de manera más eficiente y a aprovechar al máximo las herramientas de Excel. ¡Empecemos!
¿Por qué es importante compartir archivos de Excel con varios usuarios?
Excel es una herramienta muy popular utilizada por profesionales de diferentes sectores. La función de coautoría que ofrece Excel permite a múltiples usuarios trabajar juntos en un mismo archivo de forma simultánea, lo que resulta muy útil en muchos casos.
Para compartir archivos de Excel con varios usuarios, es necesario utilizar una suscripción a Microsoft 365 y tener la versión más reciente de Office instalada. Además, el archivo debe guardarse en OneDrive, OneDrive para la Empresa o una biblioteca de SharePoint Online.
Es importante mantener un control sobre los cambios realizados por cada usuario, lo que se puede lograr consultando el historial de cambios y aceptando o rechazando las ediciones remotas.
Cómo compartir un archivo de Excel con varios usuarios
Para compartir un archivo de Excel con varios usuarios, se puede utilizar la función “Compartir libro (heredado)”. Una vez que se activa la coautoría, se pueden otorgar permisos de lectura y escritura a todos los usuarios para que puedan acceder al archivo.
Es importante destacar que la función de coautoría de Excel solo es compatible con algunos tipos de archivos, como los archivos en formato .xlsx, .xlsm o .xlsb. Además, los sitios de SharePoint local no admiten la coautoría.
En resumen, la posibilidad de compartir archivos de Excel en simultáneo permite una gestión eficiente de los datos, al tiempo que se fomenta el trabajo colaborativo. La función de coautoría es una herramienta muy útil que permite la edición simultánea de múltiples usuarios en un mismo archivo.
Pasos para compartir un archivo de Excel con varios usuarios
Paso 1: Compatibilidad de versiones de Excel
Verificar versiones compatibles para la coautoría: Excel para Android, Excel para iOS, Excel Mobile y Excel 2016 para Microsoft 365 suscriptores. Si un usuario no tiene una versión compatible, puede editarlo en Excel para la Web.
Paso 2: Selección de herramientas de colaboración
Utilizar herramientas de colaboración disponibles con suscripción a Microsoft 365 y la versión más reciente de Office instalada. Agregar el comando “Compartir libro (heredado)” y activar la coautoría en Excel.
Paso 3: Configuración de permisos de acceso
Seleccionar usuarios y otorgar permisos de lectura y escritura. Revisar el historial de cambios y aceptar ediciones remotas.
Paso 4: Selección del tipo de archivo para compartir
Archivo en formato .xlsx, .xlsm o .xlsb y guardarlo en OneDrive, OneDrive para la Empresa o una biblioteca de SharePoint Online.
Paso 5: Configuración de opciones de seguridad
Proteger información mediante opciones de seguridad. Seleccionar la opción “Hacer una copia estática del libro” y cambiar configuración de acceso según se requiera.
Paso 6: Revisión y edición colaborativa en tiempo real
Varios usuarios pueden editar el archivo al mismo tiempo. Llevar un control sobre quién ha realizado algún cambio. Mostrar imagen de la persona trabajando en el archivo.
Paso 7: Comunicación y gestión de cambios
Utilizar función de comentarios para informar sobre los cambios y discutir posibles mejoras.
En resumen, compartir un archivo Excel en simultáneo es útil para administrar datos. Siguiendo estos pasos se garantiza compatibilidad de versiones, configuración de permisos de acceso y seguridad. Se pueden gestionar cambios de forma colaborativa y llevar un control sobre ellos.
Co-autoría en Excel: colaboración simultánea en tiempo real
En el mundo laboral actual, la colaboración es clave en el éxito de cualquier proyecto. Gracias a la función de
coautoría en Excel
, esto se convierte en una tarea más sencilla y eficiente. La coautoría nos permite trabajar en un archivo compartido de
Excel en tiempo real
con varios usuarios, lo que significa que todos pueden interactuar y ver los cambios que se realizan en el archivo.
Para activar la coautoría en Excel, es necesario contar con la
última versión de Excel 2016 para Microsoft 365 suscriptores
, Excel para Android, iOS, Excel Mobile o con un versión compatible con la coautoría. También es importante que el archivo se encuentre en
formato .xlsx, .xlsm o .xlsb
y que se guarde en
OneDrive, OneDrive para la Empresa o en una biblioteca de SharePoint Online
.
Una vez que se tiene acceso al archivo, se debe seleccionar la opción
“Compartir libro (heredado)”
en la barra de herramientas de acceso rápido y otorgar permisos de
lectura y escritura a todos los usuarios
que se deseen incluir. El archivo se puede abrir desde cualquier equipo con acceso a Internet y los usuarios pueden trabajar en él al mismo tiempo.
Es importante mencionar que la coautoría en Excel es una característica
exclusiva para los suscriptores de Microsoft 365
y la versión más reciente de Office instalada. Además, los sitios de
SharePoint local no tienen soporte para la coautoría
.
Activar la coautoría en Excel para compartir archivos
La coautoría en Excel es una forma eficiente de trabajar en equipo en proyectos que involucren hojas de cálculo compartidas. Para activarla, es necesario seguir los siguientes pasos:
- Ingrese los datos en la hoja de cálculo y agregue el comando “Compartir libro (heredado)” en la barra de herramientas de acceso rápido.
-
Seleccione todos los usuarios a los que se les desea otorgar permisos de
lectura y escritura
. -
Una vez que se hayan seleccionado los usuarios, se debe otorgar permisos de
lectura y escritura a cada uno
. -
El archivo se guarda en
OneDrive, OneDrive para la Empresa o en una biblioteca de SharePoint Online
. Si el archivo no se encuentra en estos sitios, se puede a cargar una copia en la nube de Microsoft. - Los usuarios pueden acceder al archivo desde cualquier equipo con acceso a Internet y realizar cambios en él al mismo tiempo.
-
Es posible
revisar el historial de cambios
y aceptar las ediciones remotas.
Con la coautoría en Excel, es posible aumentar la eficiencia en proyectos que involucren hojas de cálculo compartidas, ya que se puede trabajar en tiempo real con otros usuarios desde cualquier lugar del mundo. Esta función exclusiva para los suscriptores de Microsoft 365 y la versión más reciente de Office instalada es una herramienta poderosa que permite colaborar en equipo de manera segura y eficiente.
Alternativas para compartir un archivo de Excel con varios usuarios
Si necesitas compartir un archivo de Excel con varios usuarios, existen diversas opciones disponibles. Una de las más populares es la coautoría, que permite a varios usuarios editar el archivo al mismo tiempo mientras se mantienen las actualizaciones en tiempo real. A continuación, te explicamos cómo utilizar esta función de coautoría en Excel:
Utilizar la función de coautoría en Excel
Para utilizar la función de coautoría en Excel, es necesario tener una suscripción a Microsoft 365 y la versión más reciente de Office instalada. Además, el archivo debe estar en formato .xlsx, .xlsm o .xlsb y se debe guardar en OneDrive, OneDrive para la Empresa o una biblioteca de SharePoint Online. Los sitios de SharePoint local no admiten la coautoría.
Una vez que el archivo está en el lugar correcto, se debe agregar el comando “Compartir libro (heredado)” en la barra de herramientas de acceso rápido. Al hacer esto, se puede activar la coautoría en Excel para permitir que otros usuarios tengan acceso al archivo.
Para compartir el archivo, se deben seleccionar todos los usuarios y otorgar permisos de lectura y escritura. Luego, se puede acceder al archivo desde otro equipo y realizar cambios en él. Cuando otro usuario esté trabajando en el archivo, se mostrará una imagen de la persona en la esquina superior derecha de la ventana de Excel.
Otras formas de compartir archivos de Excel
Si no deseas utilizar la función de coautoría en Excel, existen otras formas de compartir archivos de Excel con varios usuarios:
– Enviar el archivo por correo electrónico: Al enviar el archivo por correo electrónico, los destinatarios recibirán un correo electrónico con un enlace para abrir el archivo. Si desean editarlo en un explorador web, pueden hacer clic en “Editar libro > Editar en el explorador”, de lo contrario, pueden abrirlo directamente en la aplicación de Excel si tienen la última versión de Excel 2016 para Microsoft 365 suscriptores.
– Compartir en línea: Excel también permite compartir archivos en línea. Para ello, se debe guardar el archivo en OneDrive o SharePoint y luego generar un vínculo de uso compartido. Este vínculo puede enviarse a otras personas para que accedan al archivo.
En conclusión,
compartir un archivo Excel en simultáneo es una práctica útil para administrar la gestión de datos
. Utilizando la función de coautoría en Excel o alguna de estas otras opciones,
puedes trabajar eficientemente en una hoja de cálculo con varios usuarios
y mantener un control sobre quién ha realizado algún cambio.
Como hemos visto en esta guía completa, compartir archivos de Excel con varios usuarios puede ser de gran importancia en muchas situaciones. Ya sea para trabajar en equipo, para realizar una presentación o para dar acceso a información a otros usuarios, es necesario conocer los pasos para permitir la colaboración y edición en tiempo real de un documento de Excel. Si bien existen muchas herramientas y alternativas para lograrlo, es fundamental seleccionar aquella que se adapte mejor a nuestras necesidades y, sobre todo, ser precavidos a la hora de compartir información confidencial. En Excel Office Expert encontrarás más artículos para sacarle el máximo provecho a esta herramienta de Microsoft. ¡Anímate a explorar y a compartir tus conocimientos!
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