Crear un sharepoint en Excel puede parecer una tarea complicada para muchos usuarios, especialmente si no están familiarizados con el software. Sin embargo, con los pasos y conocimientos adecuados, es posible crear un sistema de colaboración y gestión de datos eficiente y práctico. En este artículo, vamos a ofrecer una guía técnica, pero clara y concisa, para crear un sharepoint en Excel que permita a los usuarios gestionar y compartir información de forma eficiente. Además, ofreceremos soluciones prácticas a los principales problemas que pueden surgir en el proceso. Si deseas optimizar tu trabajo colaborativo con Excel, ¡sigue leyendo!
¿Qué es un sharepoint y cómo funciona?
SharePoint
es una aplicación web que permite a los usuarios crear sitios web personalizados para compartir información y colaborar en proyectos. El objetivo principal de SharePoint es hacer que la información esté más accesible y sea fácil de compartir, lo que mejora la eficiencia y la productividad en la empresa. Funciona como una plataforma colaborativa que permite a los usuarios colaborar en documentos, compartir recursos, crear calendarios, discutir temas y trabajar juntos de una manera más efectiva.
Explicación de SharePoint
SharePoint
es una herramienta de colaboración y gestión de contenido que puede ser personalizada según las necesidades de la empresa. Permite a los usuarios crear sitios web, bibliotecas de documentos, listas, entre otros recursos, para compartir información y colaborar en proyectos. Además, cuenta con características de seguridad avanzadas, lo que garantiza la protección de la información confidencial de la empresa.
Beneficios de utilizar SharePoint en Excel
La integración de SharePoint con
Excel
ofrece beneficios significativos a las empresas. Se puede implementar Office para la Web en SharePoint para visualizar y trabajar con datos en Excel, permitiendo la edición simultánea de un libro en la cuadrícula del explorador. Los usuarios pueden escribir en una celda y trabajar con una fórmula en otra, lo que permite una mayor colaboración y eficiencia en la empresa. Además, se puede seleccionar las hojas de cálculo o elementos que se desean que estén visibles en el explorador antes de publicar el libro, permitiendo una mejor organización y fácil acceso para los usuarios.
Para crear un SharePoint en Excel se pueden seguir diferentes métodos, como importar una hoja de cálculo existente o exportar una tabla directamente desde Excel. También es posible crear una lista basada en una hoja de cálculo en Microsoft 365 o Microsoft Teams, lo que permite a los usuarios colaborar en proyectos y compartir información de manera eficiente.
En conclusión,
SharePoint
es una herramienta de colaboración y gestión de contenido que brinda beneficios significativos a las empresas, especialmente cuando se integra con
Excel
. La creación de un SharePoint en Excel permite una mayor colaboración y eficiencia en la empresa, lo que conduce a una mayor productividad y mejores resultados.
Paso a paso para crear un sharepoint en Excel
Requisitos previos
Antes de crear un sharepoint en Excel, es importante tener en cuenta los
requisitos previos
que se deben cumplir. Estos son los siguientes:
– Tener acceso a Microsoft Office para la Web.
– Tener acceso a una cuenta de SharePoint en línea.
– Tener un libro de Excel en el que se desean compartir los datos.
Cómo habilitar sharepoint en excel
Una vez que se han cumplido los requisitos previos, es necesario
habilitar SharePoint en Excel
para poder empezar a compartir los datos. Para ello, se deben seguir los siguientes pasos:
1. Abre el libro de Excel que quieres compartir y haz clic en la pestaña “Archivo”.
2. Haz clic en “Compartir” y selecciona “Compartir con SharePoint”.
3. Selecciona la ubicación en SharePoint donde deseas guardar el libro compartido.
4. Escribe el nombre para el libro compartido y haz clic en “Compartir”.
Cómo crear y personalizar un sharepoint en excel
Una vez que SharePoint está habilitado, es posible
crear y personalizar un sharepoint en Excel
siguiendo los siguientes pasos:
1. Abre el libro compartido en SharePoint y haz clic en la pestaña “Publicar”.
2. Selecciona las hojas de cálculo o elementos que deseas mostrar en el explorador y defínelos como un rango con nombre en el cuadro de diálogo “Opciones de publicación”.
3. Para permitir a los usuarios escribir en una celda y trabajar con una fórmula en otra, establece esa celda como un nombre definido en Excel y agrégalo como un parámetro en la pestaña “Parámetros” en el cuadro de diálogo “Opciones de vista de explorador”.
4. Para guardar el libro en SharePoint, haz clic en la pestaña “Archivo”, selecciona “Guardar como” y luego haz clic en “SharePoint”. Si la carpeta de SharePoint no aparece en las opciones, haz clic en “Examinar” e ingresa la dirección web del sitio de SharePoint, luego selecciona la carpeta deseada.
Existen dos métodos para crear una lista a partir de una hoja de cálculo en SharePoint:
–
Importar una hoja de cálculo existente:
este método convierte los encabezados de tabla en columnas de la lista y el resto de los datos se importan como elementos de la lista.
–
Exportar una tabla directamente desde Excel:
Es otra forma de mover datos a SharePoint.
Es importante tener en cuenta que se pueden usar tablas con hasta 20,000 filas para crear una lista. Además, si se usa una plantilla de sitio, ya no es posible en SharePoint crear una lista a partir de un libro de Excel. Sin embargo, aún se puede lograr lo mismo exportando datos a SharePoint desde Excel.
Funciones avanzadas para mejorar tu sharepoint en excel
Cómo utilizar la función promedio si
La
función promedio si
en Excel permite calcular el promedio de un rango de celdas que cumple con una condición específica. Esto es útil para analizar datos y obtener información valiosa. Para utilizar la función promedio si en SharePoint, se deben seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar la celda donde se quiere que aparezca el resultado.
2. Escribir la fórmula “=PROMEDIO.SI(rango, criterios)”.
3. Reemplazar “rango” con el rango de celdas donde se quiere buscar la condición.
4. Reemplazar “criterios” con la condición a buscar.
Por ejemplo, si se quiere calcular el promedio de ventas superiores a $500 en una lista de ventas, se puede usar la fórmula “=PROMEDIO.SI(celdas de ventas, “>500″)”.
Cómo utilizar la función buscarv
La
función buscarv
en Excel permite buscar un valor específico en una tabla y devolver un valor relacionado con ese valor. Es útil para buscar información en grandes conjuntos de datos. Para utilizar la función buscarv en SharePoint, se deben seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar la celda donde se quiere que aparezca el resultado.
2. Escribir la fórmula “=BUSCARV(valor a buscar, tabla de búsqueda, número de columna, [coincidencia])”.
3. Reemplazar “valor a buscar” con el valor específico que se quiere buscar.
4. Reemplazar “tabla de búsqueda” con el rango de celdas donde se encuentra la tabla que se quiere buscar.
5. Reemplazar “número de columna” con el número de la columna de la tabla que contiene el valor relacionado.
6. Opcionalmente, agregar “[coincidencia]” para especificar si se busca una coincidencia exacta o aproximada.
Por ejemplo, si se tiene una tabla de precios y se quiere buscar el precio de un producto específico, se puede usar la fórmula “=BUSCARV(producto, tabla de precios, 2, [coincidencia])”. Si la columna 2 de la tabla de precios contiene los precios y se busca una coincidencia exacta, se debe agregar “[verdadero]” al final de la fórmula.
Cómo utilizar la función condicional contar.si
La
función contar.si
en Excel permite contar el número de celdas que cumplen con una condición específica. Es útil para obtener información sobre los datos. Para utilizar la función contar.si en SharePoint, se deben seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar la celda donde se quiere que aparezca el resultado.
2. Escribir la fórmula “=CONTAR.SI(rango, criterios)”.
3. Reemplazar “rango” con el rango de celdas donde se quiere buscar la condición.
4. Reemplazar “criterios” con la condición a buscar.
Por ejemplo, si se quiere contar el número de ventas superiores a $500 en una lista de ventas, se puede usar la fórmula “=CONTAR.SI(celdas de ventas, “>500″)”.
En resumen, estas funciones avanzadas de Excel pueden ayudar a mejorar un sharepoint en SharePoint. La función promedio si permite calcular promedios de datos según una condición específica, la función buscarv permite buscar un valor específico en una tabla y devolver un valor relacionado, y la función contar.si permite contar el número de celdas que cumplen con una condición específica. Con estas herramientas, los usuarios pueden analizar y obtener información valiosa de sus datos.
En resumen, crear un Sharepoint en Excel te permitirá tener un espacio centralizado que te ayudará a organizar y compartir información de manera eficiente. Los beneficios de utilizar esta herramienta son múltiples, desde mejorar la eficiencia en la colaboración de proyectos hasta simplificar el proceso de seguimiento de datos. Recuerda que para crear un Sharepoint en Excel se necesitan algunos requisitos previos y seguir un proceso concreto. No te quedes sin conocer las funciones avanzadas que te ayudarán a mejorar aún más tu Sharepoint, como la función promedio si, buscarv y condicional contar.si. Si quieres seguir aprendiendo sobre Excel y sus herramientas, ¡visita mi blog Excel Office Expert para descubrir más!
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